Politique sur la Protection des Renseignements Personnels
Chez St-Amour, nous sommes engagés à donner à nos candidats un service exceptionnel. Comme cela implique de recueillir, d’utiliser et de divulguer certains renseignements de nature personnelle au sujet de nos candidats, la protection de ces renseignements est, pour nous, d’une importance capitale.
Bien que nous ayons toujours respecté la vie privée et préservé les renseignements personnels de nos candidats, nous avons renforcé notre engagement à protéger ces renseignements personnels, conformément à la Loi sur la Protection des Renseignements Personnels et des Documents Électroniques (LPRPDE), qui dicte les règles régissant la cueillette, l’utilisation et la divulgation des renseignements personnels par les entreprises et les organismes à but non lucratif au Canada.
Notre engagement est d’informer nos candidats sur la raison et la façon de recueillir, utiliser et divulguer les renseignements personnels les concernant, d’obtenir leur consentement au besoin et d’utiliser cette information de la manière qu’une personne raisonnable jugerait appropriée, dans les circonstances.
La présente Politique sur la Protection des Renseignements Personnels décrit les principes et pratiques que nous appliquerons pour protéger les renseignements personnels de nos candidats, conformément à la LPRPDE. Notre engagement vis-à-vis la protection de la vie privée comprend aussi l’assurance de préserver l’exactitude, la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels de nos candidats, de leur donner accès à ces renseignements et de leur permettre d’y apporter des corrections.
Définitions
Renseignements personnels – toute information concernant une personne identifiable. Chez St-Amour, cette information est habituellement communiquée par vous, sous forme d’un résumé comprenant le nom, l’adresse, le numéro de téléphone, l’adresse électronique et l’historique de travail/d’études. Les renseignements personnels ne comprennent pas l’information sur les contacts (décrite ci-dessous).
Information sur les contacts – toute information permettant qu’une personne soit contactée à son lieu d’affaires, ce qui comprend son nom, le nom ou le titre de son poste, le numéro de téléphone d’affaires, l’adresse électronique d’affaires ou le numéro de télécopieur d’affaires. L’information sur les contacts n’est pas couverte par la présente politique ou par la LPRPDE.
Agent de protection des renseignements personnels – une personne responsable de s’assurer que St-Amour se conforme à la présente politique et à la LPRPDE.
Politique 1 – Cueillette des renseignements personnels
1.1
À moins que les buts de la cueillette de renseignements personnels ne soient évidents et que le candidat ne les fournisse à ces fins, nous communiquerons les buts de cette cueillette de renseignements personnels, soit oralement ou par écrit, avant ou au moment de la cueillette.
1.2
Nous ne recueillerons que les renseignements nécessaires aux fins suivantes :
Pour vérifier les emplois précédents; nous pourrions recueillir des références et des renseignements sur l’historique de travail.
Pour vérifier les études; nous pourrions recueillir des renseignements relatifs aux études et, au besoin, contacter les institutions.
Pour identifier les préférences des candidats; nous pourrions recueillir des renseignements concernant vos intérêts.
Pour comprendre les besoins financiers de nos candidats; nous pourrions recueillir des renseignements sur les salaires précédents ainsi que sur les attentes salariales.
Pour faire parvenir des courriels aux candidats qui désirent recevoir des offres d’emploi.
Politique 2 – Consentement
2.1
Nous obtiendrons le consentement du candidat avant de recueillir, utiliser ou divulguer des renseignements personnels (sauf, tel qu’indiqué ci-dessous, lorsque nous sommes autorisés à le faire sans consentement préalable).
2.2
Le consentement peut être communiqué verbalement, par écrit ou électroniquement ou encore il peut être implicite, lorsque le but de la cueillette, de l’utilisation ou de la divulgation des renseignements personnels est évident et que le candidat les fournit volontairement à cette fin.
2.3
Sauf pour certaines exceptions (i.e., les renseignements personnels sont nécessaires pour la prestation d’un service ou la fourniture d’un produit ou si l’absence de consentement empêche la poursuite d’une obligation légale) les candidats peuvent refuser ou retirer leur consentement à ce que St-Amour utilise leurs renseignements personnels de certaines manières. La décision d’un candidat de refuser ou de retirer son consentement à certaines formes d’utilisation de leurs renseignements personnels peut restreindre notre capacité à fournir un service ou un produit particulier. Dans un tel cas, nous expliquerons la situation au candidat afin de l’aider à prendre une décision.
2.4
Nous pourrions recueillir, utiliser ou divulguer des renseignements personnels sans le que le candidat en soit conscient ou y consente, dans les circonstances précises suivantes:
L’utilisation des renseignements personnels est, de façon claire et évidente, dans l’intérêt du candidat et son consentement n’a pu être obtenu en temps opportun.
Politique 3 – Utilisation et divulgation des renseignements personnels
3.1
Nous n’utiliserons ou ne divulguerons les renseignements personnels d’un candidat que lorsqu’ils seront nécessaires aux fins identifiées au moment de leur cueillette.
3.2
Nous n’utiliserons ou ne divulguerons les renseignements personnels d’un candidat à d’autres fins à moins d’obtenir son consentement.
3.3
Nous ne vendrons les listes de candidats ou les renseignements personnels des candidats à aucune tierce partie.
3.4
Dès que des renseignements personnels sont divulgués à un employeur potentiel ou à d’autres organismes, nous n’en avons plus le contrôle direct. St-Amour ne peut garantir que ces organismes suivront la même politique en matière de confidentialité et de vie privée, mais nous ferons tout effort raisonnable pour exiger que les renseignements soient traités de manière appropriée.
Politique 4 – Rétention des renseignements personnels
4.1
Si nous utilisons les renseignements personnels d’un candidat pour prendre une décision qui le touche directement, nous retiendrons ces renseignements personnels pour une durée minimale d’un an, afin que le candidat ait une opportunité raisonnable d’y avoir accès.
4.2
Sous réserve de l’article 4.1, nous ne retiendrons les renseignements personnels d’un candidat que le temps nécessaire à combler le besoin identifié ou à des fins légales ou d’affaires.
Politique 5 – Assurance de l’exactitude des renseignements personnels
5.1
Nous ferons tout effort raisonnable pour s’assurer que les renseignements personnels d’un candidat sont exacts et complets, lorsqu’ils sont utilisés pour prendre une décision au sujet du candidat ou pour les divulguer à d’autres organismes.
5.2
Les candidats peuvent demander que des corrections soient apportées à leurs renseignements personnels afin de s’assurer qu’ils soient exacts et complets. Une demande de correction des renseignements personnels doit être faite par écrit en fournissant suffisamment de détails pour nous permettre d’identifier les renseignements personnels dont il est question ainsi que les corrections souhaitées.
5.3
S’il est démontré que les renseignements personnels sont inexacts ou incomplets, nous les corrigerons selon la demande et ferons parvenir les renseignements corrigés à tout organisme auquel nous les avons divulgués au cours de l’année précédente. Si les corrections ne sont pas effectuées, nous classerons et annoterons la demande de correction du candidat au dossier.
Politique 6 – Sécurité des renseignements personnels
6.1
Nous sommes engagés à assurer la sécurité des renseignements personnels des candidats afin de les protéger d’un accès, d’une cueillette, utilisation, divulgation, copie, modification, disposition non autorisés ou d’autres risques similaires.
6.2
Les mesures de sécurité suivantes seront suivies pour assurer la protection adéquate des renseignements personnels d’un candidat :
Nos classeurs seront munis de serrures
Nos bureaux seront physiquement protégés
L’accès des employés aux renseignements personnels sera restreint de façon appropriée
Nous aurons des mots de passe sur chaque ordinateur de façon à limiter l’accès aux renseignements qui s’y trouvent.
6.3
Nous reverrons et mettrons à jour nos politiques et contrôles en matière de sécurité afin de les adapter aux changements technologiques et assurer la sécurité continuelle des renseignements personnels.
Politique 7 – Accès des candidats aux renseignements personnels
7.1
Les candidats ont un droit d’accès à leurs renseignements personnels, sous réserve de certaines limites.
7.2
Une demande d’accès aux renseignements personnels doit être faite par écrit avec suffisamment de détails nous permettant d’identifier les renseignements personnels visés.
7.3
Sur demande, nous informerons les candidats sur la façon dont nous utilisons leurs renseignements personnels et, le cas échéant, à qui ils ont été divulgués.
7.4
Nous rendrons l’information demandée disponible dans les 30 jours ouvrables ou nous demanderons une extension par écrit lorsqu’il faudra plus de temps pour satisfaire cette demande.
7.5
Certains frais minimums pourraient être exigés lorsqu’il s’agit de donner accès aux renseignements personnels. Si des frais s’appliquent, nous informerons le candidat du montant exigé et lui demanderons de confirmer s’il désire ou non poursuivre sa requête.
7.6
Si une demande est refusée, en tout ou en partie, nous en informerons le candidat par écrit en lui faisant part des raisons de notre refus et des recours dont il dispose.
Politique 8 – Questions et plaintes : le rôle de l’agent de protection des renseignements personnels ou de la personne désignée
8.1
L’agent de protection des renseignements personnels, Claude Béliveau, est responsable de s’assurer que St-Amour se conforme à la présente politique et à la Loi sur la Protection des Renseignements Personnels et des Documents Électroniques (LPRPDE) .
8.2
Les candidats désirant déposer une plainte, faire part de certaines préoccupations ou nous adresser des questions au sujet de la conformité de St-Amour doivent communiquer par écrit avec l’agent de protection des renseignements personnels.
L’agent de protection des renseignements personnels peut être rejoint à l’adresse suivante: cbeliveau@st-amour.com
